Pensando na importância de modernizar a administração dos documentos pertencentes ao Legislativo Potiguar, desde 2017 a Assembleia Legislativa do Rio Grande do Norte vem modificando a política de gestão documental e reorganizando o acervo dos arquivos da Casa. Naquele ano, alguns servidores da Casa Legislativa participaram de um curso de gestão documental, realizado em parceria com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte, e, desde então, eles vêm colocando em prática o que aprenderam no curso. Algumas culturas internas da gestão documental foram modificadas, e uma delas é a digitalização dos documentos, que vão desde documentos antigos, passando por documentos legislativos e administrativos e informações do setor de Recursos Humanos.
O assistente consultivo do Setor de Desenvolvimento, Voltaire Maia, falou sobre esse processo de digitalização, que está sendo feito de forma conjunta entre os setores de Desenvolvimento, Arquivo, Recursos Humanos e Memorial da Assembleia Legislativa. “Atualmente são trabalhadas quatro frentes de digitalização: as pastas do setor de Recursos Humanos, os documentos antigos, os documentos legislativos (projetos de lei e requerimentos) e os documentos administrativos”, disse.
Hoje a Assembleia digitaliza pelo legisdoc, software que vem sendo desenvolvido pela própria Casa Legislativa, desde 2018, e a prioridade é a digitalização dos 45 mil documentos legislativos, constantes dos períodos de 2000 a 2019.
Sobre os documentos legislativos, especialmente os projetos de lei e requerimentos, Voltaire contou que a ideia é digitalizar todos de 2015 até 2019. Segundo ele, a Assembleia Legislativa tem a intenção de acabar com a produção legislativa em papel até o final do segundo semestre de 2019. “É por isso que o Setor de Desenvolvimento vem trabalhando um sistema de documento eletrônico e precisa da digitalização desses documentos. De 2000 a 2018 foram digitalizados quase 44 mil documentos legislativos. Só em 2018 foram digitalizados entre de 3.500 a 4 mil”, detalhou.
Em relação aos documentos antigos, o servidor revelou que, devido ao grande volume de itens no arquivo, é possível que sejam achados documentos históricos. “Temos decretos de 1909, de 1940, por exemplo”, disse. Mas os documentos antigos que estão em voga na digitalização atualmente são as Constituições elaboradas no Rio Grande do Norte, já que, em outubro de 2019, haverá a celebração dos 30 anos da Constituição Estadual vigente.
“Tivemos que ir ao Instituto Histórico verificar onde estavam algumas das Constituições antigas do Rio Grande do Norte. Ainda estamos trabalhando na procura de cinco Constituições, que talvez encontremos no prédio do jornal A República. A previsão é que sejam digitalizadas todas as 15 Constituições do Estado até outubro de 2019”, explicou. A intenção é que, ao término das digitalizações e ajustes finais, esses documentos estejam disponíveis à população potiguar, com o acesso sendo feito pelo portal da Assembleia Legislativa.
Sobre os documentos pertencentes ao setor de Recursos Humanos, Voltaire Maia contou que foi feita a digitalização de mais da metade dos dados dos servidores ativos, e a previsão é a de que o restante seja concluído ainda em 2019. Já com relação aos documentos administrativos, ele explicou que “as digitalizações são realizadas por demanda, já que alguns desses documentos têm validade de dois ou três anos”. Ainda de acordo com Voltaire, a ideia é digitalizar, tecnicamente, documentos de cunho permanente, para evitar manuseios que possam danificá-los.